Voor je met de Shifter App aan de slag gaat, moeten er twee dingen gebeuren:

• Je moet de juiste rechten hebben om met je Shifteraccount mensen te kunnen klokken. Als die niet het geval is, moet je even bij je leidinggevende of personeelsmanager vragen of je autorisatie kan aangepast worden.
• De inloggegevens bij "Settings" moeten juist staan in de app. Om naar je settings te gaan, open je het menu in de app door op de drie bolletjes bovenaan rechts te klikken.

Je komt in het volgende scherm:

Vul indien nodig de missende gegevens in.

Zodra je instellingen juist staan bij "Settings", kun je met de Shifter App aan de slag om werknemers in en uit te klokken. Ga terug naar het openingsscherm van de app.

Bovenaan het scherm zie je dat er drie tabbladen zijn in de app, namelijk de tabjes "Scan", "Employees" en "Scan List" (in het rood omkaderd op de afbeelding hierboven). Je kunt gemakkelijk van tabje naar tabje navigeren door het gewoon aan te tikken.

Om medewerkers in en uit te klokken, moet je in het eerste tabje "Scan" zijn. Er wordt met een blauwe streep aangegeven in welk tabje je op dit moment bent. Zoals je ziet op de afbeelding, zijn wij nu in het scherm "Scan". Wanneer je in dit scherm bent, zie je een grijs rechthoekje ("scanning area).

Met het "Scan"-scherm kun je drie dingen scannen: een barcode, een QR-code of een RFID-tag. Meer weten over codes? Klik dan hier.

Voor het scannen van een barcode of QR-code wijs je je telefoon naar de code alsof je er een foto van wil maken. Zodra de code helemaal zichtbaar is in het rechthoekje (de "scanning area"), gebeurt het scannen.

Voor het scannen van een RFID-tag hou je de tag tegen de bovenkant van de telefoon. Dit kan echter variëren van toestel tot toestel. Probeer als het niet lukt de tag op verschillende plaatsen van je toestel te houden om te kijken waar de scanner bij jouw model en merk van telefoon zit.

Als een scan succesvol is, krijg je het volgende scherm te zien:

Selecteer "IN" als je de werknemer wil inklokken of "OUT" als je de werknemer wil uitklokken.

Als je voor "IN" kiest, is de werknemer meteen ingeklokt. Je hoeft verder niets meer te doen. De app keert terug naar het scanscherm.

Als je voor "OUT" kiest, krijg je het volgende scherm te zien:

Er wordt "Additional Information" (bijkomende informatie) gevraagd.

• "Select Break duration": Hier kun je de duur van de pauze van deze werknemer tijdens de shift invoeren.
• "Select Grade": Hier kun je een evaluatiecijfer toekennen aan de werknemer voor de pas afgeronde shift.

Klik om af te ronden op de knop "CLOCK OUT". De werknemer wordt nu uitgeklokt.

Je bent niet verplicht om een Break Duration of Grade te selecteren. Om iemand snel uit te klokken, kun je dus ook direct op "CLOCK OUT" klikken. 

Wil je een overzicht zien van alle klokactiviteit? Dan zijn daar twee manieren voor. De eerste manier is door naar het tabje "Employees" te navigeren. Als er al wat scan-activiteit is geweest met de app, dan ziet je scherm er ongeveer zo uit:

In dit scherm zie je klokactiviteit, onderverdeeld per code of tag.

Wanneer je dit scherm voor het eerst opent, is de activiteit per code nog overal dichtgeklapt. Door op de code te klikken, klapt het veld open en verschijnt de activiteit voor die code. In het voorbeeld op de afbeelding hierboven hebben we de acitviteit voor codes p2345 en p9474 al opengeklapt.

Als we kijken naar de activiteit bij code p2345 (dit is een barcode, gelinkt aan de werknemer Stijn Janmaat), dan zien we daar wanneer Stijn is ingeklokt en uitgeklokt (datum en tijdstip). Elke scanactiviteit krijgt een groen of een rood bolletje. Een groen bolletje betekent dat de persoon gewoon is in- of uitgeklokt. Een rood bolletje betekent dat er een foutmelding is, die ook gespecificeerd wordt.

Een overzicht van alle mogelijke foutmeldigen vind je hier.

Wil je als floormanager een overzicht van wie jij zonet allemaal hebt in- en uitgeklokt? Navigeer dan naar het derde tabje "Scan list".

In dit tabje zie je een chronologisch overzicht van de scanactiviteiten met deze account en telefoon. Zo kun je snel controleren wie je recent hebt in- of uitgeklokt.

Net als in het tabje "Employees" kun je hier zien aan de hand van een groen of een rood bolletje of de scan al dan niet succesvol was. Heb je een rood bolletje en dus een foutmelding? Lees dan hier wat dat betekent.

Klik weer op de drie bolletjes om het hoofdmenu te openen, net zoals wanneer je je Settings wil aanpassen.

Hier heb je naast Settings nog twee opties: namelijk "Info" en "Send all".

Kies je voor "Info", dan krijg je algemene info te zien over de Shifter App.

Wil je alle klokactiviteit die nog niet naar de server gestuurd is in één keer allemaal versturen? Klik dan bovenaan rechts op de drie bolletjes om het hoofdmenu te openen.

Kies in het menu voor "Send all".

Door hierop te klikken zullen alle scans die nog niet verstuurd zijn, maar wel de melding "Scan Successful" hadden verstuurd worden naar de server, inclusief het moment van de scan. Zo is het mogelijk om achteraf de juiste tijden te verwerken. 

Barcodes en QR-codes kunnen verwijzen naar zowel shifts als personen.

Een barcode of QR-code die gelinkt is aan een enkele shift, hoeft enkel het ShiftID te bevatten.

Een barcode of QR-code die gelinkt is aan een persoon bestaat uit de letter "p" met daarachter de persoonlijke code van die persoon. Die persoonlijke code kun je terugvinden of aanpassen in het scherm "Edit Person":

De persoonlijke barcode of QR-code voor deze persoon zou dus zijn "p12345".

Als floormanager is het niet noodzakelijk om de persoonlijke barcode van een werknemer te kunnen raadplegen of aanpassen. Daarom is het waarschijnlijk dat je geen rechten hebt om dit "Edit Person"-scherm van je medewerkers te bekijken. Mocht je toch toegang nodig hebben tot dit scherm, bespreek dit dan met je leidinggevende.

De RFID-code is gelinkt aan een tag en verwijst altijd naar een persoon.

Een RFID-code bestaat uit de letter "R" met daarachter de persoonlijke code van die persoon. Die persoonlijke code kun je terugvinden of aanpassen in het scherm "Edit Person":

De persoonlijke RFID-code voor deze persoon is dus "R609804145"

Merk vooral ook op dat de RFID-code en de Barcode/QR-code voor een persoon twee verschillende en persoonlijke codes zijn!

Als floormanager is het niet noodzakelijk om de persoonlijke RFID-code van een werknemer te kunnen raadplegen of aanpassen. Daarom is het waarschijnlijk dat je geen rechten hebt om dit "Edit Person"-scherm van je medewerkers te bekijken. Mocht je toch toegang nodig hebben tot dit scherm, bespreek dit dan met je leidinggevende.